De ‘macht’ en ‘onmacht’ van een directiesecretaresse!

Posted on 9 december 2010

9


In mijn goede tijden- toen ik nog een baan had- was ik bezig met het organiseren van een bestuurlijke bijeenkomst. Daaraan zouden de bestuurders van de overheden, woningcorporaties en projectontwikkelaars deelnemen. De genodigden werden geacht om zich door middel van een formulier dat met de uitnodigingsbrief gestuurd was aan- of af te melden. Een groot deel had het netjes gedaan, waarvan gelukkig meer aanmeldingen dan afmeldingen. Als je zo’n bijeenkomst organiseert ben je heel blij dat er heel veel aanmeldingen zijn. Het feit dat sommigen vervolgens tijdens de bijeenkomst bijna in slaap vallen of poppetjes zitten te tekenen op hun notitieblok- om niet van het spelen met hun iPhone te spreken- is irrelevant. Het gaat erom dat je triomfantelijk kunt zeggen dat de door jou georganiseerde bijeenkomst druk bezocht is.
Afijn, een aantal van de genodigden voor die bewuste bijeenkomst liet niets van zich horen. Na een tijdje wachten besloot ik ze persoonlijk te benaderen. Inmiddels wist ik dat het een illusie was om hierover rechtstreeks in contact te komen met de bestuurder zelf. Vaak werden, logischerwijze, zulke gevallen door de secretaresses afgehandeld. Je moest van goede huize komen om die, (drukke) en onbereikbare, personen- doorgaans mannen- rechtstreeks aan de telefoon te krijgen over een bijeenkomst.

Ik draaide het nummer van één van de bestuurders van wie ik nog geen bericht ontvangen had. Zijn secretaresse nam op en liet, nadat ik gezegd had waarom ik belde, horen niets te weten over een dergelijke uitnodiging.
‘Misschien heeft iemand anders die brief op zijn bureau gelegd’, zei ik.
‘Nee, ik ben de enige hier die de uitnodigingsbrieven aan hem geeft en als hij deel wil nemen aan een bijeenkomst laat hij zich via mij aanmelden.’
‘Dat begrijp ik, maar wilt u toch in zijn agenda checken? Misschien heeft hij het wel daarin gezet en vervolgens vergeten zich via u aan te melden’, zei ik.
‘Nee, mevrouw, als hij niets van zich heeft laten horen betekent dat hij niet wil of kan komen’, zei ze geïrriteerd.
‘U kunt ook bedenken dat hij vergeten is zich aan de melden. Waarom moeten we er vanuit gaan dat hij niet komt nu hij zich niet aan- en ook niet afgemeld heeft?’, zei ook ik geïrriteerd.
‘Omdat hij geen tijd heeft om zich af te laten melden voor al die uitnodigingen die hij ongevraagd ontvangt’, zei ze deze keer bijna schreeuwend.
‘Misschien heeft hij ook in dit geval geen tijd gehad om zich officieel aan te melden, terwijl hij de afspraak wel in zijn agenda genoteerd heeft,’ zei ik deze keer wat kalmer.
‘Wat wilt u dat ik voor u doe, mevrouw’, zei ze boos en wanhopig.
‘Wat ik al eerder zei; heel even in zijn agenda kijken of de bijeenkomst van die datum erin staat, meer niet,’ zei ik heel vriendelijk. Inmiddels had ik er de humor in gezien en was niet meer geïrriteerd.
‘Om welke bijeenkomst en datum gaat het?’, vroeg ze, met een zeer onvriendelijke toon.
Ik vertelde nog een keer waarover en wanneer. Het werd voor een paar seconden stil en dan:
‘Ja, het staat in zijn agenda’, zei ze zachtjes, gevolgd door een zucht en een harde kreet:
‘Mannen!’

Mijn dag kon niet meer stuk!

Posted in: Maatschappelijk